Ce sous-fonds s'ouvre en 1981 à l'ouverture du Poste d'expansion économique (PEE) à Gaborone dont le chef est également agent consulaire : cette date marque ainsi le début de l'activité consulaire à Gaborone.

De 1981 à 1995, l'activité consulaire est rattachée à l'ambassade de France à Lusaka, compétente sur le Botswana (de nombreux documents comportent un tampon Agence consulaire de Gaborone), et attestée de façon continue.

À partir de 1995, l'agence consulaire est rattachée à Windhoek, mais en raison de l'absence de nomination d'un consul honoraire, l'activité consulaire est difficile à organiser. En juillet 1997, l'ambassade de France à Windhoek transforme l'agence consulaire de Gaborone en antenne consulaire, celle-ci devient une chancellerie détachée dès 1998. Le 31 août 1998, le PEE ferme ses portes.

Agents consulaires compétents, inscrits aux annuaires consulaires :

1982-1984 : M. Defaye, attaché commercial, vice-consul honoraire
1985-1991 : Jean-François Boivin, attaché commercial, vice-consul honoraire
1991-1995 : Martin Lammert, attaché commercial, consul honoraire
1996-1998 : néant
1998-2000 : Alain Fortin consul adjoint, chef de chancellerie.

De 1996 à 1998, les annuaires consulaires ne répertorient aucun consul ou agent consulaire pour Gaborone. Cependant, les archives du personnel du poste (article 237PO/2/29) mentionnent :

1995-1997 : J-Yves Abraham, agent consulaire et directeur de l'école française de Gaborone,
1996-1997 : Robert Piva-Crehange, responsable de l'antenne consulaire.

Dans les années 2000, un état de versement fait état de 16 cartons. En 2015, la mission Archives envoyée sur place n'en retrouve que 12. Les nombreux déplacements d'archives, pour des raisons de travaux dans les bâtiments, et les déménagements successifs pourraient être à l'origine de la perte des 4 cartons. En 2017, les 12 cartons rejoignent l'ambassade de France à Pretoria dans le cadre de la préparation d'un rapatriement groupé des archives en provenance d'Afrique australe. À son arrivée au CADN, le versement est conditionné en cartons Cauchard poussiéreux et endommagés pour certains : les cartons sont dépoussiérés et remplacés quand nécessaire. Les archives, quant à elles, présentent toutes un bon état de conservation.

Versement rapatrié au Centre des Archives diplomatiques de Nantes en février 2018 et enregistré sous le n°2015108NN dans le cadre d'un rapatriement groupé des archives des postes d'Afrique australe.

Le sous-fonds s'organise comme suit : Immatriculation, *Identité, *Visas, *Affaires militaires, *Protection sociale, *Fonctionnement du poste.

L'historique du poste et la perte de 4 cartons peuvent expliquer les lacunes dans ce sous-fonds.

Concernant le fonctionnement du poste, on pourra également consulter :

article 808PO/3/1, fermeture de l'agence consulaire de Gaborone en 1997.
article 237PO/1/16, personnel consulaire de Gaborone de 1992 à 1993.
articles 237PO/2/28-29, personnel consulaire de Gaborone de 1995 à 2001.

Compte tenu du faible volume et des lacunes causées par la perte des 4 cartons, aucune élimination (exceptés les doubles) n'a été réalisée sur place lors de la mission archives de 2015.

Éliminations complémentaires réalisées lors du traitement du versement au CADN. (Voir bordereau n°23/2018, 0,11ml).

Les archives sont classées selon le plan de classement des archives de l'ambassade de France à Windhoek en vigueur en juillet 1999, série « CSL, consulat ».

Les documents sont soumis aux délais de communicabilité des archives publiques prévus par le Code du patrimoine.

La reproduction est libre pour les documents communicables dans les conditions prévues par le règlement de la salle de lecture.

Répertoire numérique détaillé des archives de l'agence puis antenne consulaire puis chancellerie détachée à Gaborone, 1981-1998, 237PO/3/1-12, poste, 2015, CADN, 2018, 9p., dactyl.

Voir l'instrument de recherche

Les bibliothèques spécialisées des Archives diplomatiques, à La Courneuve et à Nantes, proposent des ressources complémentaires, accessibles à l'étude et à la recherche.

En 2017, à leur arrivée au CADN, un traitement physique et intellectuel s'avère nécessaire sur l'ensemble des boîtes.

Le traitement intellectuel consiste à contrôler les dates extrêmes des dossiers, à reclasser les ensembles, à ajuster les niveaux de titre et à préciser des analyses (relevé systématique des dossiers non répertoriés dans l'état de versement initial, suppression des dossiers absents du versement, notamment les dossiers de permis de conduire). Une liste nominative est dressée pour les dossiers d'immatriculation.

Le traitement physique mené en parallèle, est nécessaire pour reconditionner des cartons trop endommagés, refouler les cartons trop peu remplis et dépoussiérer les cartons d'origine conservés.

Enfin, un travail d'édition est mené (mise en forme, suppression des retours chariot, corrections orthographiques&) et une annexe nominative est créée.