Membre fondateur et 6ème contributeur de l'OACI, la France siège au conseil permanent sans discontinuité depuis sa création, au titre de la catégorie des États d'importance majeure dans le transport aérien.

Le premier représentant de la France à l'OACI est Henri Bouché, il siège au conseil permanent de 1945 à 1966. De même, un expert français est élu à la Commission de navigation aérienne sans discontinuité depuis les débuts de l'organisation. Le poste de premier secrétaire général de l'OACI est confié à des Français à deux reprises, d'abord à l'ancien et unique secrétaire général de la Commission internationale de navigation aérienne, Albert Roper, de 1944 à 1951, puis à Yves Lambert de 1976 à 1988.

En 1990, la représentation française se déplace dans de plus grands bureaux au 23ème étage de l'immeuble de l'OACI, 1000 rue Sherbrooke ouest.

En 1999, une mission archives identifie deux ensembles d'archives : les archives récentes se trouvent majoritairement conservées en cartons blancs sur des rayonnages et dans une armoire forte au sein du centre d'archives et de documentation (CAD) de la représentation, et les archives plus anciennes représentent 165 cartons conservés à la résidence de l'ambassadeur.

Versement enregistré sous le n° 2000/76 rapatrié au Centre des Archives diplomatiques de Nantes (CADN) le 14 septembre 2000, complété par un carton de documents 1948-1988 à réintégrer adressé sous bordereau d'envoi au CADN en septembre 2004, et versement enregistré sous le n° 2002/45 rapatrié au CADN le 3 décembre 2002.

Le sous-fonds  s'organise comme suit : *Généralités, *Fonctionnement, *Sécurité, *Inspection, *Protocole, *Assemblée, conseil, commission de navigation aérienne et comités, *Conférence de transport aérien, *Réunions à l'échelon division, *Groupes d'experts, *Réunions régionales, *Groupes de travail du secrétariat, *Experts associés, coopération technique, *Questions juridiques, *Réunions juridiques, *Relations extérieures, *Questions économiques, *Annexes à la Convention de Chicago sur la navigation aérienne, *Sûreté, *Évolution des pratiques et innovation, *Correspondance.

Quelques dossiers contiennent des documents postérieurs à 1997 qui n'ont pas été extraits, ils se trouvent majoritairement dans la série Fonctionnement.

En 2021, des éliminations sont réalisées lors du traitement du versement au CADN de 0,2 ml (voir bordereau n°15/2021).

Les dossiers d'agents contractuels n'ont pas été extraits en raison de leur faible volume (article 16POI/1/36).

La documentation conservée par la représentation française auprès de l'OACI pour cette même période devrait être rapatriée ; elle est conservée en collection indépendante par la bibliothèque du poste afin de ne pas surcharger les dossiers. 

Les archives sont classées selon le plan de classement validé en 1980 et mis à jour en 1994, dont seule une version incomplète est parvenue à la direction des Archives.

En 1999, une mission archives à l'OACI identifie deux ensembles d'archives qui semblent correspondre aux tranches chronologiques 1945-1990 (conservée à la résidence), et 1990-1997 (conservée au CAD) et initie leur classement.

Dès 2000, la tranche chronologique 1945-1990 est rapatriée au CADN, soit 205 cartons blancs accompagnés d'un état de versement papier. Celui-ci est inexploitable en raison de la multitude de sigles utilisés, de l'absence de niveaux de titres et d'analyses trop succinctes. Une liste des sigles, la version informatique de l'état de versement et le plan de classement sont demandés au poste. Par ailleurs, le carton numéroté 58 est déclaré manquant.

En 2001, l'agent chargé du traitement des archives de la tranche 1990-1997 à l'OACI adresse la liste des sigles au CADN et retrouve le carton 58 ainsi que d'autres dossiers antérieurs à 1990 qu'il intègre à son versement. Les dates extrêmes des 74 cartons complémentaires s'étendent finalement de 1945 à 1999 ; ils sont rapatriés en 2002 et numérotés à la suite du premier versement, formant un ensemble de cartons numérotés de 1 à 297.

En 2003, le récolement mené par le CADN révèle de nombreuses anomalies (dossiers manquants, analyses incomplètes, dates approximatives, classements non conformes). Certains dossiers sont reclassés et les informations sont reportées manuscritement sur l'état de versement papier qui en font un document raturé à double cotation, difficilement lisible.

En 2004, un carton de dossiers à réintégrer est acheminé vers le CADN. À cette occasion, le poste confirme que le fichier informatique de l'état de versement du versement initial n'est plus lisible et que le plan de classement retrouvé est lacunaire.

En 2021, dans le cadre du transfert de ces archives du CADN vers le Centre des archives diplomatiques de La Courneuve, l'état de versement papier est saisi au format informatique, les informations relevées en 2003 sont vérifiées et reportées dans le fichier, le carton de réintégrations et les 74 cartons du deuxième versement sont intégrés au classement pour ne plus présenter qu'une seule tranche chronologique. Les thématiques étant particulièrements techniques, le classement s'appuie essentiellement sur les cotes trouvées sur les dossiers, seul le carton 16POI/1/195 présente une anomalie de cotation qui est laissée en l'état. Dans la mesure du possible (en l'absence de plan de classement complet), les niveaux de titres sont ajoutés et des groupements de cotes sont proposés pour structurer et hiérarchiser les dossiers, amenant à réorganiser ou déplacer quelques articles. Une opération de reconditionnement en cartons de conservation et une recotation numérique sont réalisées. Enfin, un travail d'édition est mené (vérifications orthographiques, contrôle des formats, vérification de la liste des sigles, rédaction de l'introduction et mise en page).

Dans le cadre d'une recherche spécifique sur un domaine technique, il est conseillé de commencer par relever les sigles concernés par la thématique avant de parcourir le corps de l'instrument de recherche.

Les documents sont soumis aux délais de communicabilité des archives publiques prévus par le Code du patrimoine.

La reproduction est libre pour les documents communicables dans les conditions prévues par le règlement de la salle de lecture.

De nombreux documents sont détériorés par des traces de rouille produites par des attaches métalliques.

L'article 16POI/1/254 contient des disquettes informatiques 5,25 pouces.

Répertoire numérique détaillé des archives rapatriées de la Représentation permanente de la France auprès de l'Organisation de l'aviation civile internationale (OACI) à Montréal, 1945-1997, FR MAE 16POI/1/1-292, Montréal, 1994, 2000, CADN, 2022, 63p., dactyl.

Voir l'instrument de recherche

Les rapports annuels de l'OACI sont disponibles sur le site internet de l'OACI.

La mission archives de 1999 précise que la représentation française auprès de l'OACI dispose d'un fonds de documentation considérable, conservé en collection indépendante par la bibliothèque du poste afin de ne pas surcharger les dossiers.

Les bibliothèques spécialisées des Archives diplomatiques, à La Courneuve et à Nantes, proposent des ressources complémentaires, accessibles à l'étude et à la recherche.

Identification et initiation des versements par Lionel Chénédé, en mission archives à Montréal en novembre 1999.

État de versement des archives (1990-1997) établi par Cécile Sévignac, responsable du CAD de l'OACI, en 2002.

Récolement, vérification par Cyrille Mouraud, archiviste encadré par Régine Mathern Mesnil, responsable de la section archives courantes et intermédiaires au CADN en 2003.

Répertoire numérique détaillé réalisé au CADN en 2022 par un archiviste prestataire et par Katell Salomon, chargée de mission au pôle Collecte et fonds contemporains.