Le droit qu'ont les consuls d'exercer des fonctions notariales est très ancien et repose légalement sur les articles 20, 24 et 26 de l'ordonnance de la marine d'août 1681 (livre Ier, titre IX). Selon ce texte, le chancelier du consulat devait écrire sur un registre coté et paraphé par le consul les actes et contrats reçus par-devant lui et "généralement les actes et procédures qu'il fera en qualité de chancelier".

Au XIXe siècle, une instruction spéciale du ministre des affaires étrangères, datée du 30 novembre 1833, stipula des règles précises et uniformes quant à la forme et à la conservation des actes passés en chancellerie : ils devaient désormais être inscrits en minute sur des registres tenus en double exemplaire, cotés et paraphés par le consul ; l'un des doubles du registre, appelé par la suite registre primata, demeurait en chancellerie consulaire, et l'autre, dit duplicata, clos à la fin de chaque année par le consul, était à adresser dans les premières semaines de l'année suivante au département des affaires étrangères. Ainsi se constitua, à partir de 1834, une collection double de registres d'actes et contrats de chancellerie, l'une exploitée et conservée par le poste producteur, l'autre, par l'administration centrale. Ces registres, que l'on appelait encore registres des actes de chancellerie, prirent peu à peu le nom de registres des actes notariés dans le courant du XIXe siècle. Ils ont depuis été tenus en double exemplaire.
A partir de 1961, les consulats sont en outre obligés de tenir un répertoire des actes en minute et en brevet (décret 61-35 du 9 janvier 1961). Ce répertoire, contenant la date, la nature, l'espèce de l'acte et les noms des parties, doit lui aussi être dressé en double exemplaire : le répertoire primata est conservé au poste et le répertoire duplicata, adressé au ministère des affaires étrangères avec le registre duplicata des actes en minute.
Avant 1961, les actes délivrés en brevet étaient souvent enregistrés sommairement dans les registres des actes en minute.

Notons également que les agents consulaires ne peuvent "recevoir aucun dépôt ni faire aucun des actes attribués aux consuls en qualité d'officiers d'état civil et de notaires" (« Manuel théorique et pratique des agents diplomatiques et consulaire », Ernest Lehr, 1888).

La carte du notariat consulaire connaît un changement important par les arrêtés des 6 et 20 décembre 2004 : les postes consulaires situés sur le territoire des Etats membres de l'Union européenne, des Etats membres de l'espace économique européen ainsi qu'en Andorre, à Monaco, près le Saint-Siège et en Suisse, perdent leur compétence notariale. Il en résulte que ces postes n'ont plus produit de registres et répertoires d'actes notariés depuis 2005 et que la conservation, sur place, des actes notariés antérieurs à cette date n'est plus nécessaire.

En 2017, puis en 2018, la compétence notariale a été supprimée pour l'ensemble du réseau consulaire sauf dans les postes d'Abidjan et de Dakar.

Selon le décret n°2017-1547 du 8 novembre 2017 modifiant le décret n°91-152 du 7 février 1991 relatif aux attributions notrariales, seuls 43 postes conservaient la compétence notariale, supprimée dans tous les autres postes : Abidjan, Abou Dabi, Agadir, Atlanta, Bangkok, Beyrouth, Boston, Canton, Casablanca, Chengdu, Chicago, Dakar, Dubaï, Fès, Hanoï, Ho-Chi-Minh-Ville, Hong Kong, Houston, Koweït, Le Caire, Los Angeles, Marrakech, Mexico, Miami, Moncton et Halifax, Montréal, New York, Pékin, Québec, Rabat, San Francisco, Shanghai, Shenyang, Singapour, Sydney, Tanger, Tel Aviv, Tokyo, Toronto, Tunis, Vancouver, Washington, Wuhan. On retrouvera donc des archives pour l'année 2018 pour ces postes ; toutes les autres collections s'arrêteront au plus tard en 2017 (sauf pour Abidjan et Dakar).

La compétence notariale dévolue au consul lui permettait d'exercer certaines des prérogatives du notaire français. Il n'avait ainsi pas vocation à donner des conseils en notariat, et agissait en partenariat avec les notaires français, mais il pouvait recevoir des actes notariés à l'égard des Français résidents dans sa circonscription et de passage, ainsi qu'à l'égard des étrangers s'il s'agissait d'actes destinés à produire leurs effets sur le territoire français.

Depuis la suppression généralisée de la compétence notariale consulaire, pour tout acte à recevoir en la forme authentique, les usagers sont invités à se rapprocher soit d'un notaire local ou son équivalent, soit d'un office notarial en France.

Le consulat reste compétent pour la légalisation de signature sur des actes établis sous-seing privé.

A plus ou moins long terme, registres et répertoires primata des actes notariés consulaires sont versés au Centre des archives diplomatiques de Nantes.

Depuis 2019, une campagne de rapatriement de l'ensemble des registres et répertoires primata et des testaments n'ayant pas été annexés à un registre ou ayant fait l'objet d'un simple dépôt de confiance est menée vers le Centre des Archives diplomatiques de Nantes. Elle doit permettre à la Direction des Français à l'étranger et des étrangers en France (bureau des légalisations), désormais seule compétente sur le notariat consulaire, de disposer rapidement des deux exemplaires, primata et duplicata, en cas de mise à jour, notamment dans le cas de l'instruction de successions.

Versements

On retrouve dans cette collection les registres d'actes notariés en minute, les répertoires d'actes notariés dont la tenue est systématique à partir de 1961, des testaments et ponctuellement des registres non réglementaires d'actes en brevet ou des liasses de copies d'actes en brevet, conservés pour leur valeur d'information. Plus exceptionnellement encore, on pourra trouver des traductions d'actes : ces traductions sont normalement annexées aux actes eux-mêmes avec mention d'annexion. Elles permettent de prouver, sur le long terme, que le signataire a compris ce qu'il a signé.

Toutes les autres archives liées au notariat (registres des actes divers, registres des dépôts en nature et en numéraire, états et listes des états des successions, dossiers de succession) sont conservées dans les archives consulaires des postes en question (cotées en PO).

Conservation définitive.

A terme, la collection complète, des origines à 2018, devrait représenter environ 250 ml.

Les registres et répertoires primata d'actes notariés sont extraits des archives des postes ou rapatriés séparément, puis classés par ordre alphabétique du nom du poste et par ordre chronologique des registres puis des répertoires. Les testaments y sont joints lorsqu'ils ont été rapatriés de manière séparés. Avant 2019, ceux-ci peuvent se retrouver dans les archives des postes.

Le délai au-delà duquel les registres et répertoires des actes notariés peuvent être librement consultés est de 75 ans, à compter de leur date de clôture (Code du patrimoine, art. L. 213-2, 4 d). Pour un acte donné, ce délai peut être de 25 ans à compter de la date de décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref.

Les registres des actes notariés intégralement antérieurs à 1895 ont fait l'objet d'une campagne de microfilmage en 1995 lorsqu'ils sont devenus centenaires. Ces microfilms sont progressivement numérisés et mis à disposition en ligne.

Lors de l'opération massive de rapatriement des archives notariales en 2019, suite à la suppression de la compétence notariale, de nombreux sceaux fragiles et cassés ont été signalés ; ceux-ci ont souvent souffert du conditionnement, du transport et s'abîment à chaque manipulation.

Inventaires, Inventaires sommaires méthodiques, Répertoires numériques détaillés.

Les registres et répertoires duplicata, envoyés chaque année à l'administration centrale, sont conservés au Centre des Archives diplomatiques à La Courneuve. On les retrouve sous les cotes suivantes :

- 430QO pour la période 1834-1900

- 15QO pour la période 1900-1966.

Les registres d'actes de chancellerie sont classés dans les fonds d'archives rapatriées des postes consulaires.