Dès 1935, en application d'un plan de défense établi en octobre 1934, le ministère des Affaires étrangères, comme la plupart des grands ministères, avait prévu de prendre des mesures de protection face à d'éventuelles attaques aériennes et à des bombardements. Une zone d'évacuation (appelée « de repliement ») était ainsi créée. L'évacuation vers la zone de repliement devait se faire avant la mobilisation. Après les événements de la crise de 1938, au début de 1939, le département d'Indre-et-Loire fut finalement choisi, et plus particulièrement Langeais et sa région. Le transfert de la plupart des services intervint en septembre-octobre 1939. La mise en œuvre matérielle et pratique de ce transfert fut assurée par le service du personnel, qui suivit également par la suite les questions de logement et d'effectifs. Une petite partie de l'administration resta à Paris mais la plupart des services de l'administration centrale fonctionnèrent dans plusieurs localités de l'Indre-et-Loire. Après la défaite de 1940, plusieurs services commencèrent à regagner Paris.

Ces dossiers se trouvaient intégrés à la petite série Personnel/Vichy mais lors du classement de cette dernière, il a été décidé de ne conserver dans cette série que les documents postérieurs à mai 1940, c'est-à-dire à la création de l'Etat français. Ils ont probablement été conservés par la délégation du personnel de Vichy afin de régler les litiges survenus de la réquisition de logements dans la région de Langeais pour loger les services et les agents (remboursement de la valeur locative, indemnisations pour dégradations, restitution d'objets). De fait, n'est renseignée ici que la question du transfert matériel des services et de la gestion du personnel sur place, mais on n'y trouvera pas de dossiers nominatifs ou de documents de fonctionnement du service du personnel proprement dit.

Ces documents ont été extraits des archives de la délégation du personnel de Vichy parmi lesquels ils se trouvaient bien que n'ayant pas été produits sous le régime de Vichy.

Ces dossiers concernent les quatre aspects principaux du transfert des services en Indre-et-Loire à partir de 1939. En premier, on trouve des documents relatifs à la préparation de l'évacuation proprement dite : instructions en cas de mobilisation, états du personnel, plans des bâtiments accueillant les services. Une importante correspondance fait état de la précipitation dans laquelle cette opération fut menée et des relations complexes entre les différents échelons de l'administration à une étape si sensible. Par souci d'efficacité, une mission de préparation fut réalisée sur les lieux dans les mois antérieurs à la mobilisation, dont les résultats se trouvent également ici.

Dans un second temps, l'organisation matérielle des cantonnements (logement des agents sur place, principalement chez des particuliers au moyen de la réquisition) se détache. Il s'agit de l'activité centrale du service pendant cette période, ce dont témoigne l'extrême précision de la documentation. La théorie (lettres circulaires, recommandations parfois insistantes des supérieurs hiérarchiques) s'affronte à la pratique (problèmes de chauffage surtout, et importants travaux à réaliser dans des bâtiments en grande partie en mauvais état voire inhabitables). La question des transports y occupe également une place importante : abus des voitures de fonction, difficultés à imposer des restrictions de circulation aux agents en temps de guerre. Des questions intimes (vie de couple, école des enfants) sont souvent abordées.

Ensuite, la partie relative à la gestion des réquisitions et des indemnisations correspondantes, la plus importante en terme de métrage, est très technique et financière. Des listes des réquisitions permettent de connaître la répartition exacte du personnel chez les habitants. D'autres pièces, de nature plus comptable, énumèrent les sommes à rembourser à ces particuliers afin de régler les litiges et les sommes dépensées pour le fonctionnement du service. Il faut souligner que ces procédures, commencées très peu de temps après l'arrivée de fonctionnaires, s'est poursuivie sous Vichy.

En dernier lieu, quelques dossiers abordent des questions de gestion de personnel proprement dites. On y trouve un très important ensemble de listes et d'états des agents (présentés par secteur), pas toujours datés, réalisés au cours des étapes successives du repliement, et au fil des arrivées et des départs. La correspondance entre services relative à ces questions, importante en masse, est essentiellement constituée de copies de circulaires envoyées en Indre-et-Loire. Elle ne donne que des informations lacunaires sur les carrières en tant que telles, sujet pour lequel le lecteur devra se reporter aux autres sous-séries du service du personnel, principalement aux dossiers nominatifs. On trouve cependant ici plusieurs correspondances personnelles autour de demandes d'embauche. 

Le fonds a été classé en fonction des thématiques principales des documents, à l'intérieur desquelles plusieurs typologies ont pu être dégagées. Initialement, les dossiers étaient répartis en plusieurs ensembles correspondant à différents agents ayant travaillé dans le même service, de sorte qu'un très grand nombre de doubles a pu être éliminé. Lors de ce tri, dans le cas où des documents identiques présentaient des annotations ou des cachets, ils ont été conservés. Dans certains cas, ont été également conservés différents états successifs d'un même document (minute, minute annotée, document final). Le classement initial par localité a été conservé dans plusieurs ensembles (travaux des bâtiments, liquidation des indemnisations, listes du personnel).

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