L'ambassade disposant de locaux spacieux, les archives de l'ambassade de France à Ottawa n'ont fait l'objet d'un rapatriement vers le Centre des Archives diplomatiques de Nantes qu'en décembre 2004. Malgré des conditions de conservation globalement bonnes, quelques cartons isolés ont été exposés à l'humidité.

Versement rapatrié en décembre 2004 (n°2004/44). Les articles 5 à 8, 101, 260, 275 à 280 et 509 ont été rapatriés en janvier 2011 (n°2011/01).

Le carton numéroté 264bis (absent du répertoire) a été conservé provisoirement par le poste.

La série 496PO/1 rassemble quatre versements chronologiques (les césures ne sont pas parfaitement rigoureuses) :

- 1928-1944 (cartons 1 à 85)
- 1945-1951 (cartons 86 à 183)
- 1952-1964 (cartons 184 à 281)
- 1965-1980 (cartons 282 à 542)

A la suite ont été regroupés :
- sous les cotes 543 à 553, les dossiers de personnel (1940-1989)
- sous les cotes 554 à 702, les registres d'enregistrement du courrier et des télégrammes (1928-1984)

Pour chaque période chronologique, les dossiers s'organisent selon les thèmes suivants (plans de classement anciens) :
- Questions politiques
- Affaires économiques
- Dossiers culturels et de presse
- Affaires multilatérales
- Affaires protocolaires (décorations, commémorations, etc.)
- Affaires consulaires (Français au Canada)
- Dossiers de personnel et de fonctionnement du poste

Le versement le plus ancien (1928-1944) comporte des pièces remontant à 1922 (voire 1910). Il s'agit de dossiers contemporains transmis à Ottawa par le consulat général de Montréal en 1928. Mais, de ce premier versement on signalera surtout les dossiers sur la France Libre en Amérique du Nord (articles 74 à 85).

Les éliminations réglementaires, notamment de dossiers administratifs dépourvus d'intérêt historique, ont été réalisées. N'ont pas été détruites les pièces pour information relatives à l'empire colonial anglais, pièces d'une grande utilité pour l'étude du Canada à cette époque.

Les « chronos » ont été conservés jusqu'en 1945 et systématiquement détruits ensuite.

Les trois premiers versements ont été préparés par deux missions d'archives.

- La première mission, menée par Françoise Péquin en 1967, a porté sur la tranche 1952-1964 ; Mme Péquin a établi un nouveau plan de classement appliqué à compter du 1er janvier 1965 et coté rétroactivement les dossiers 1965-1967.

- La deuxième, en 1984 (Mme Guyot et M. Even), a permis de retrouver les archives de la tranche chronologique 1928-1942 et de traiter les archives de 1928 à 1951. Celles-ci se trouvaient dans un désordre complet. Elles ont été classées selon les anciens plans de classement, mais les dossiers relatifs à des affaires identiques mais classés sous des cotes différentes ont été fusionnés. Les réintégrations nécessaires n'ont pas toutes été effectuées, d'où la nécessité de consulter systématiquement les deux séries pour une recherche concernant cette période. A la fin du versement 1945-1951 ont été classés un certain nombre de dossiers « confidentiels » provenant vraisemblablement du coffre du chef de poste.

La mission de 1984 a également réalisé une partie du versement 1965-1980. Il s'agissait d'archives stockées anarchiquement dans le sous-sol de l'ambassade, de dossiers démembrés de leurs pièces jugées les plus importantes ou simplement utiles, éparpillés en vrac dans différents locaux.

Le versement a été achevé par le poste qui a réintégré certains documents découverts lors de la préparation du rapatriement :
- des plans de l'ambassade retrouvés par la section consulaire ont été intégrés à la fin de la série « 1952-1964 » ;
- des dossiers des ambassadeurs Viot, Daufresne de la Chevalerie et Maillard (en poste pendant la période 1972-1980), déposés aux archives par leur secrétariat, ont été insérés à la fin du versement 1965-1980 ;
- les dossiers nominatifs de personnel, dispersés dans différents services (CAD, section consulaire et service de la comptabilité) ont été réunis, triés et classés par ordre alphabétique. Les dossiers de personnel déjà inventoriés dans les différents versements n'ont cependant pas été extraits de ceux-ci. Il ne faut donc pas se contenter, lors d'une recherche, de la consultation de la seule partie « Dossiers nominatifs 1928-1989 » (articles 543-553).

Les documents conditionnés dans les cartons 474, 475 et 476 ainsi que quelques registres d'enregistrement du courrier ont été exposés à l'humidité et abîmés par des moisissures.

Etat de versement des archives rapatriées de l'ambassade de France à Ottawa, (1892) 1928-1980 (1989). CADN, décembre 2005, mise à jour et ressaisie 2020, dactyl.

Voir l'instrument de recherche

Annexe 1 : Détail des dossiers conservés aux articles 496PO/1/543-553 - Personnel de l'ambassade : dossiers nominatifs (1940-1989)

Voir l'annexe 1

Annexe 2 : Détail des dossiers conservés aux articles 496PO/1/91 et 240

Voir l'annexe 2