Les consuls se sont vu reconnaître la compétence d'établir les actes de l'état civil des Français en pays étrangers par l'article 48 du Code civil, en 1804. Mais le recours aux autorités consulaires ou diplomatiques pour l'enregistrement d'actes de naissance, de mariage ou de décès a parfois précédé la réglementation par le Code civil et la collection contient des actes antérieurs à 1800. Comme en métropole, les actes de l'état civil consulaire sont depuis lors inscrits simultanément sur des registres tenus en double exemplaire : le premier exemplaire est appelé registre primata, le second, registre duplicata.

On sait qu'il existait, en pays de chrétienté, de religion catholique ou protestante, et dans les pays hors chrétienté, des églises ou chapelles françaises, souvent dédiées à Saint-Louis, et dont l'existence était consacrée par des actes officiels ou tout simplement par l'usage (Saint-Louis des Français à Rome (1518), Saint-Louis des Français de Lisbonne (entre 1559 et 1572), Copenhague (1671)...). Dans l'Empire ottoman, les capitulations concédées par le Sultan au roi de France admettaient l'existence d'églises de la nation française à Constantinople, Smyrne, Seyde, Alexandrie. A Tunis, un acte enregistré au consulat en 1660 concerne du bois apporté de Marseille pour édifier une chapelle dans la maison que le Divan a fait construire pour la nation française.

Ces églises tenaient des registres de baptêmes, mariages et sépultures. Ces registres n'étaient pas tenus en double et échappaient totalement à l'administration royale. Certains d'entre eux pouvaient disparaître en raison d'incendie ou de cas de peste, notamment au Levant. Une ordonnance royale du 3 mars 1781 sur la conservation des actes intéressant l'état et la fortune des sujets du roi en Levant et Barbarie tenta de remédier à cette situation. Les mesures préconisées ont été peu suivies. Un des rares exemples de son application : les registres de Seyde au Liban qui reprennent, depuis 1638, tous les actes enregistrés en l'église des Français de Seyde dont les papiers n'ont pas été conservés. Il est vraisemblable qu'ils représentent les plus anciens registres paroissiaux relatifs aux Français de l'étranger conservés de nos jours.

Pour les époques plus récentes, nous conservons deux fonds de chapelles catholiques : celui des chapelles des émigrés français en Angleterre pendant la Révolution (en fait 1792-1846) et des microfilms des registres de Saint-Louis des Français de Moscou (1843-1915).

A ces exceptions près, les registres des chapelles catholiques des Français de l'étranger ne sont pas conservées dans les archives diplomatiques.

Les registres primata sont exploités cent ans par les postes consulaires, puis rapatriés au Centre des archives diplomatiques de Nantes, où ils sont classés dans la collection "Etat civil consulaire, registres primata". Exceptionnellement, des registres sont rapatriés avant l'expiration des 100 ans (fermeture du poste, rupture des relations diplomatiques...)
Les registres duplicata, quant à eux, sont clos à la fin de l'année courante et adressés par les postes à l'administration centrale, qui les exploite pendant cent ans. Le service du ministère aujourd'hui chargé de cette exploitation est le service central d'Etat civil, installé à Nantes depuis 1965. Passé le terme centenaire, les registres duplicatas sont versés au Centre des Archives diplomatiques à La Courneuve. Cette collection est généralement mieux conservée et plus complète que celle des primatas, néanmoins, elle n'est plus mise à jour depuis le début des années 2000 des avis de mention pour les registres à partir de 1900 (seule la version informatisée l'est) ; seul l'exemplaire papier primata est à jour des mentions.

Les registres d'état civil sont versés par les postes consulaires, soit de manière isolée, soit au sein du versement de leurs archives pour une période donnée.

La collecte des registres primata des postes a réellement démarré dans les années 1980. En 1984, une campagne de rapatriement des registres d'état civil de plus de 100 ans conservés dans les postes a été engagée, suite à une enquête de la sous-direction de l'état civil relevant l'intérêt et la nécessité de rapatrier les registres centenaires, notamment pour des raisons de sécurité.

En 1987, la collection compte 1985 volumes et registres. En 2017, elle en compte 3933.

Les actes concernant les protégés français peuvent se trouver dans les mêmes registres que les ressortissants français ou dans des registres spéciaux (Andrinople, Tanger, Trébizonde).

La collection des registres primatas est lacunaire par rapport à la collection des registres duplicatas conservée à La Courneuve.

La collection s'enrichit de manière aléatoire mais permanente, au rythme des rapatriements organisés par les postes. Les registres n'étant pas forcément annuels, les postes attendent que l'ensemble des actes d'un registre ait atteint 100 ans avant de le rapatrier.

Par commodité et de manière arbitraire, les registres d'état civil sont extraits de leur fonds d'origine pour former la présente collection. Ce mode de classement permet de les mettre rapidement à la disposition du public.

Pour chaque poste, un fonds "état civil" a été créé. La collection fait l'objet d'un état général des fonds et chaque fonds est doté d'un instrument de recherche. Les fonds "Eta civil consulaire - registres primata" sont cotés en continu mais sont présentés par ordre alphabétique du nom du poste.

Seule la collection duplicata est dotée d'un fichier des références aux actes qui permet l'accès aux actes jusqu'en 1891. Pour toute recherche d'acte de l'état civil consulaire du XIXe siècle, il est préférable de commencer par s'adresser au Centre des Archives diplomatiques à La Courneuve.

Pour les périodes suivantes, une recherche informatique est possible à La Courneuve et à Nantes, mais pas en libre accès (s'adresser aux présidents des salles de lecture).

Abréviation sutilisées :

N: naissances
P: publications de mariages
M: mariages
D: décès
S : sépultures
TA : tables annuelles
PA : pièces annexes

*: l'astérisque indique un article correspondant à un volume relié (plusieurs registres peuvent avoir été reliés ensemble ; le volume peut porter sur une ou plusieurs années)

Les registres d'état civil sont librement communicables 75 ans après leur clôture, soit la date d'établissement du dernier acte qui y est enregistré (Code du patrimoine, art. L213-2) ; les mentions marginales, qui ne sont pas des actes d'état civil mais des mises en relations d'actes destinées à en faciliter la publicité auprès des services et des personnes concerné(e)s, n'entrent pas dans le calcul de date de clôture du registre (cf. Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018).

Voir l'état général des fonds de la collection Etat civil - primata conservée à Nantes (cote EC)

Une recherche thématique "état civil" est également disponible via le portail de recherche disponible en salle de lecture.

Fichier d'accès aux actes conservé au Centre des Archives diplomatiques de La Courneuve

Des bénévoles du Centre généalogique de l'Ouest ont dépouillé un certain nombre de ces registres et établi des relevés par pays, consultables en salle de lecture. Certains d'entre eux contiennent non seulement les noms des parties mais également ceux des témoins (par exemple, Tunis jusqu'en 1906).

D'autres sources sur l'état civil des Français à l'étranger sont disponibles au Centre des Archives diplomatiques de Nantes : les dossiers de pièces annexes de l'état civil sont détruits au bout de 50 ans, mais les dossiers de mariage ont généralement été conservés dans les archives anciennes des chancelleries consulaires, même s'ils font désormais l'objet d'une sélection. Les dossiers de mariage contiennent les pièces requises pour la célébration de l'union : copie des actes de naissance des époux, procès-verbaux des publications du mariage, actes d'opposition ou de consentement des ascendants ou tuteurs,...)

Depuis leur origine au XVIème siècle, et de manière légale à partir de l'ordonnance de la Marine d'août 1681, les consuls de France exercent à l'égard des nationaux établis dans la circonscription du consulat des pouvoirs de juridiction volontaire, en vertu desquels ils sont amenés à constater des faits, enregistrer des actes et délivrer des certificats authentiques, comme un notaire ou un juge en métropole. Toute personne ayant besoin de faire valoir un droit pouvait donc demander à cet officier de constater un événement d'état civil par l'établissement d'un acte de notorié.

Jusqu'en 1833, des registres d'actes de chancellerie renferment l'ensemble des actes et procédures passés devant le consul ou le chancelier : assurances, contrats et obligations, connaissements... et même actes de naissance, mariage et décès. Ces registres ont été laissés dans leur fonds d'origine.

Tout Français résident à l'étranger est encouragé à se faire inscrire à son consulat. Les fiches et registres d'immatriculation indiquent généralement nome et prénom de l'individu, âge, lieu de naissance, profession, dernier domicile en France et situation de famille. Dès le début du XXème siècle, une photographie d'identité est jointe à l'immatriculation. Ces documents se trouvent dans leur fonds d'origine.

La collection des Actes notariés consulaires - primata

D'autres catégories de documents se trouvant dans les fonds d'archives des postes consulaires peuvent fournir des sources complémentaires sur l'état civil des Français à l'étranger, même s'ils ne sont pas aussi exhaustifs et complets que les collections état civil et actes notariés. Citons, les rapports de mer dans les affaires maritimes, la correspondance consulaire avec les ambassades et les particuliers, les registres de délivrance de visas et de passeports (plus rarement conservés).

La protection des consuls ne couvre pas seulement les nationaux ; elle peut encore être étendue aux étrangers dans certains cas et notamment lorsque ces derniers n'ont ni consul, ni aucun agent de leur nation dans le pays. C'est ainsi que des Suisses, des Romains ou des Polonais pouvaient être sous la protection française. La seconde grande catégorie d'individus auxquels les consuls ont accordé leur protection sont les ressortissants des territoires colonisés par la France : Algériens, Tunisiens, Marocains puis Syro-Libanais.

Si, dans les règles, les consuls n'étaient pas compétents pour recevoir des actes concernant l'état de ces personnes, tels que des actes de l'état civil, parce que les consuls ne peuvent agir dans l'espèce qu'au nom de la loi française et que celle-ci ne saurait être appliquée à des étrangers, on trouve toutefois au XIXe siècle des registres d'actes de l'état civil relatifs aux protégés, par exemple à Trébizonde ou à Alexandrie. Ces registres ont été classés, selon les cas, dans la présente collection "état civil" ou laissés dans le fonds du poste. Au XXe siècle, l'inscription des actes d'état civil relatifs aux protégés a été réglementée et c'est sur les registres appelés des «actes divers» qu'ils ont été établis (jusqu'en 1962).

- EVEN (Pascal), "Guide des sources généalogiques au Centre des Archives diplomatiques de Nantes", dans Centre généalogique de l'Ouest, n°68, 1991.

- CRAS (Jérôme), HAVARD (Dominique), "Une relâche diplomatique. Le Centre des archives diplomatiques de Nantes", dans Ultramarines n° 20. Généalogies, migrations, populations. Sources et méthodes ; généalogies, sources et itinérances, 2000.

Les dossiers nominatifs consulaires peuvent avoir été tenus par type d'affaires (affaires militaires, immatriculation, successions...) ou par ordre chronologique. Dans ce cas, on trouve dans le même dossier, toutes les pièces d'affaires différentes concernant le même individu et notamment des copies ou extraits d'actes d'état civil. Ces dossers ont été conservés dans leur fonds d'origine.