La fonction de Secrétaire général du ministère des Affaires étrangères a été créée par un décret du 30 octobre 1915, sans pour autant bien définir les attributions de son tout premier titulaire, Jules Cambon. Il faut attendre 1920 et Philippe Berthelot pour que ses responsabilités s'exercent « sous l'autorité et au nom du ministre, [sur] la haute direction de tous les services ». Après les importantes destructions matérielles, y compris d'archives, d'abord en mai 1940 alors que l'armée allemande entre dans Paris, puis en août 1944 lors de la libération de Paris (le Quai d'Orsay est en partie incendié), le général de Gaulle décide de rétablir le Secrétariat général des Affaires étrangères. Il est depuis devenu le plus important service du Département, juste après le cabinet du ministre. Par conséquent, il est destinataire et producteur d'informations concernant tous les agents du ministère, tant au sein de l'administration centrale du Quai d'Orsay, que dans le réseau des postes diplomatiques représentant la France à l'extérieur. À ce titre, les archives produites par le Secrétariat général correspondent à l'organigramme du ministère, avec ses différentes directions et services (elles concernent notamment l'action de coordination administrative et budgétaire que doit exercer le SG), et aux grands sujets et enjeux des relations internationales et multilatérales auxquels la France est liée. Poste confié à un haut fonctionnaire ou à un diplomate expérimenté, le Secrétariat général est un service transversal déterminant pour comprendre de quelle façon s'exerce la politique étrangère menée par le gouvernement français.

Entre 1956 et 1971, le Secrétariat général du Quai d'Orsay est dirigé par :

• René MASSIGLI (1888-1988), Ambassadeur de France : SG de janvier 1955 à juillet 1956.
• Louis JOXE (1901-1991), Ambassadeur de France : SG de juillet 1956 à juillet 1959.
• Éric de CARBONNEL (1910-1965), Ambassadeur de France : SG du 29 juillet 1959 à octobre 1965.
• Hervé ALPHAND (1907-1994), Ambassadeur de France : SG du 7 octobre 1965 à décembre 1972.

Ces dossiers étaient à l'origine conservés dans 23 cartons. Ils sont entrés aux Archives diplomatiques accompagnés d'un bref descriptif dactylographié. Cet état de versement primitif a été repris en 2001, avec une description enrichie, par Pierre FOURNIÉ, conservateur en chef du patrimoine. L'instrument de recherche a été corrigé et complété en 2024 par Emmanuelle JOUINEAU, responsable des fonds du Secrétariat général à la direction des Archives.

Versement administratif entré aux Archives diplomatiques le 1er novembre 1972.

Ce fonds contient des dossiers constitués entre 1956 et 1971 par les diplomates du Secrétariat général du Quai d'Orsay, dans le cadre d'entretiens bilatéraux, tripartites ou quadripartites menés par le chef de l'État, le Premier ministre et le ministre des Affaires étrangères, avec leurs homologues étrangers.

Le terme « entretien » recouvre en fait plusieurs notions. Dans de nombreux cas, il s'agit effectivement d'entretiens de caractère officiel intervenus lors d'un voyage du président de la République, du Premier ministre ou du ministre des Affaires étrangère à l'étranger, d'un voyage d'un responsable politique étranger en France ou en marge d'une conférence internationale. Il sert aussi à désigner les conférences des ministres des Affaires étrangères des Six, celles des pays membres de l'OTAN, les grandes réunions tripartites ou quadripartites (États-Unis, Grande-Bretagne, France, avec ou sans l'URSS ou l'Allemagne) sur les rapports Est-Ouest, le désarmement ou la question allemande, etc. Il faut noter que le terme « conversation », qui dénote un degré moindre dans la solennité de l'événement, est très employé dans les comptes-rendus ou les communiqués.

La typologie des documents varie beaucoup d'un entretien à l'autre. À côté des comptes-rendus intégraux des entretiens, les plus nombreux, on trouve des synthèses communiquées aux postes diplomatiques sous forme de télégrammes-circulaire, des notes d'audience rédigées au style impersonnel, de simples communiqués publiés à l'issue des entretiens, des coupures de presse relatant l'événement. Plus rarement, apparaissent en tête du sous-dossier, des notes préparatoires établies par le ou les services concernés, des instructions sur le langage à tenir, des correspondances relatives à l'ordre du jour. Quand l'entretien a lieu à l'étranger, le compte-rendu est le plus souvent un télégramme préparé par l'ambassade concernée. Quand l'entretien a lieu à Paris, les comptes-rendus ou les notes d'audience émanent généralement de l'institution où l'entretien s'est déroulé : ministère des Affaires étrangères, Palais de l'Élysée, Matignon[1].

Quant aux messages, il s'agit le plus souvent d'échanges de lettres intervenus entre le président de la République ou le Premier ministre et leur homologue étranger, et communiqués au Secrétaire général.

Ce fonds est divisé en trois grandes sections - voir le sommaire dans l'instrument de recherche.

Les dossiers d'entretiens ont reçu une numérotation interne :

• du 11 février 1956 au 17 décembre 1962 : année suivie du numéro d'entretien dans l'année ;
• du 4 au 31 décembre 1963 : numérotation de 1 à 58 ;
• du 3 janvier au 17 décembre 1964 : numérotation de 1 à 37 ;
• du 5 janvier au 1er novembre 19645 : numérotation de 1 à 50.

Du 7 novembre 1965 au 31 décembre 1971, les dossiers ne sont plus numérotés.

[1]. Les ordres du jour et l'objet des conversations ne sont systématiquement précisés que pour les entretiens franco-allemands, franco-britanniques, franco-italiens, franco-américains et franco-soviétiques.

Chronologique.

Selon les dispositions du Code du patrimoine, article L 213-2. Le délai de 50 ans est appliqué pour les documents portant atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l'État dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée.

La reproduction est libre pour les documents communicables dans les conditions prévues par le règlement de la salle de lecture.

Voir l'inventaire.

Voir aux Archives diplomatiques les fonds suivants :

• 235QO : Secrétariat général du Quai d'Orsay. Dossiers thématiques, 1944-1966.
• 508QO : Secrétariat général du Quai d'Orsay. Dossiers thématiques et géographiques, 1960-1967.

Les 50 articles (volumes) de ce fonds 231QO sont numérotés de 1 à 51 (un volume est numéroté 6 bis).

Attention : les documents originaux étant trop abîmés pour être manipulés en salle de lecture, la quasi-totalité des articles de ce fonds doivent aujourd'hui être consultés sur support microfilm : 1 à 5 ; 6 ; 7 à 51.

Seul l'article 6 bis est communicable sur support papier d'origine.