Les articles 553PO/1/1-92 sont conservés dans locaux du SCAC sis 795 Georges avenue à Pretoria jusqu' leur rapatriement en 1999. Les articles 553PO/1/93-138 déménagent au 250 Melk street à Pretoria en fin d'année 2003, où elles sont conservées au sous-sol jusqu'à leur rapatriement en 2018.

Versement initial enregistré sous n° 1999/13 et rapatrié au centre des Archives diplomatiques (CADN) de Nantes en 1999, complété par 46 articles extraits du versement enregistré sous le n° 2017068NN et rapatrié au CADN le 8 février 2018 lors d'un rapatriement groupé des archives en provenance d'Afrique australe.

Le sous-fonds est scindé en deux grands ensembles complémentaires, chacun organisé comme suit :

• articles 553PO/1/1-92 : *Fonctionnement du poste, *Questions administratives, *Direction du français, *Diffusion linguistique, *Coopération culturelle, scientifique et technique, *Diffusion culturelle, *Alliance française ;
•  articles 553PO/1/93-138 : *Questions administratives, *Politique culturelle, *Coopération culturelle, scientifique et technique, *Enseignement, *Diffusion culturelle, *Manifestations sportives et culturelles.

Dans les deux ensembles, se trouvent des dossiers de la coopération avec les organisations locales sous la politique d'apartheid classés dans la série *Coopération culturelle, scientifique et technique. Nommée « Coopération avec les milieux non-blancs »,  ou « Coopération en milieu non-blanc » ou encore « Coopération en milieu multiracial » puis « ONG » à partir de fin de l'apartheid (1990), il a été choisi d'utiliser l'appellation « Coopération avec les milieux non-blancs et les ONG ». Pour plus amples informations sur les caractéristiques géographiques d'apartheid, se reporter à la carte.

Des coupures de presse (article 553PO/1/138) et des dossiers individuels du personnel clos entre 1972 et 1993 mais ouverts antérieurement (article 553/PO/1/20) présentent quelques pièces antérieures à 1972.

Articles 553PO/1/93-138, éliminations réalisées sur place sous le contrôle de la direction des Archives (voir autorisation d'élimination des archives du SCAC n° CF-2016-862986, soit 32,1 ml sur la période 1974-2015). Éliminations complémentaires lors du traitement par le CADN,  soit 4,4 ml (voir bordereau d'élimination n° 25/2019).

Deux versements composent ce sous-fonds. Le versement initial de 1999, constitué des articles 553PO1/1-92, et le versement complémentaire, constitué des articles 553PO/1/93-138.

Les archives du versement initial (articles 553PO/1/1-92) sont classées selon le plan de classement approuvé en 1999. L'état de versement a fait l'objet d'une reprise en septembre 2019. À cette occasion, un chapitre *Fonctionnement du poste a été créé. Il contient les chronos de dépêches, télégrammes diplomatiques, et du courrier. Ces archives, habituellement éliminées, sont conservées en raison du caractère lacunaire du sous-fonds, mais aussi en raison de la présence de rapports d'activité.

Entre 2015 et 2017, à l'initiative d'une mission archives, le poste établi un état de versement de l'ensemble des archives culturelles restées sur place, il couvre la période 1977-2014. Les 631 cartons sont classés selon le plan de classement des archives courantes du SCAC entré en vigueur le 15 avril 2016.  En septembre 2019, le CADN en extrait les archives de la période 1972-1992, les reconditionne en cartons de conservation et les intègre au versement existant sous les cotes 553PO/1/93-138. À cette occasion, une vérification systématique de la conformité entre l'état de versement et le contenu des cartons est entreprise. Les analyses sont complétées, les dates extrêmes contrôlées, le classement précisé, et certains dossiers redondants sont regroupés. Seuls, les dossiers de coopération avec les milieux non-blancs (553PO/1/103-124), n'étant pas classés et venant compléter strictement la collection du versement initial, sont classés selon le plan de classement 1999.

Enfin, l'introduction générale est rédigée, une carte ainsi qu'un index sont annexés et une annexe nominative est créée. Un travail d'édition est mené sur l'ensemble du répertoire numérique (titres harmonisés, analysés homogénéisées et précisées, orthographe vérifié).

Les documents sont soumis aux délais de communicabilité des archives publiques prévus par le Code du patrimoine.

La reproduction est libre pour les documents communicables dans les conditions prévues par le règlement de la salle de lecture.

Présence de photographies dans les articles 553PO/1/89, 553PO/1/100, 553PO/1/118, 553PO/1/121-122. Présence de documents pulvérulents, vraisemblablement brûlés, dans le dossier Namibia nationhood programme coordinating committee (article 553PO/1/103).

Répertoire numérique détaille des archives rapatriées du service culturel de l'ambassade de France à Prétoria, 1972-1992, CADN, mars 1999, septembre 2019, 32p, dactyl.
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Les bibliothèques spécialisées des Archives diplomatiques, à La Courneuve et à Nantes, proposent des ressources complémentaires, accessibles à l'étude et à la recherche.