La courte tranche chronologique couverte par ce sous-fonds s'explique par les mutations organisationnelles du poste. En effet, 1995 est l'année où l'ambassade passe du champ de compétence du poste de Lusaka (Zambie) à celui de Windhoek (Namibie) ; 2001 correspond à l'année de l'ouverture d'une ambassade de France à gestion simplifiée à Gaborone. Ce sous-fonds porte donc sur l'ensemble d'archives constitué à Windhoek.

Les ambassadeurs compétents pour Gaborone, entre 1993 et 2001, sont : 

- de 1995 à 1998 : Frédéric Baleine Du Laurens,
- de 1999 à 2001 : Eugène Berg.

Ces archives ont été produites à Windhoek. En décembre 2001, elles sont inventoriées, conditionnées en boîtes blanches et transférées à Gaborone où elles sont conservées dans un local dédié aux archives. Lors de travaux immobiliers, les boîtes sont réparties dans différents espaces (dont des couloirs). En 2017 elles sont regroupées et rejoignent l'ambassade de France à Pretoria dans le cadre de la préparation d'un rapatriement groupé des archives en provenance d'Afrique australe. À leur arrivée au CADN, les archives se trouvent dans deux types de conditionnement : des cartons Cauchard poussiéreux et des boîtes blanches. Les cartons Cauchard sont alors dépoussiérés et les boîtes blanches sont remplacées par des cartons Cauchard. Les archives, quant à elles, présentent toutes un bon état de conservation.

Versement rapatrié au Centre des Archives diplomatiques de Nantes le 8 février 2018 et enregistré sous le n°2016042NN dans le cadre d'un rapatriement groupé des archives des postes d'Afrique australe.

Le sous-fonds s'organise comme suit : *Généralités, *Politique intérieure, *Relations France/Botswana, *Relations multilatérales et bilatérales, *Nations unies et organisations internationales, *Questions économiques et financières, *Fonctionnement du poste.

Concernant le fonctionnement  du poste, il est conseillé d'élargir toutes recherches aux archives rapatriées de l'ambassade de France à Windhoek (articles 808PO/1/56 et 808PO/2/139-140).

Le dossier relatif au fonctionnement de l'école Française de Gaborone, 1989-1997, (article 237PO/2/14) n'a pas été scindé chronologiquement. De même, quelques pièces postérieures à 2001 ont été conservées dans ce sous-fonds pour l'éclairage indispensable qu'elles apportent à la compréhension de certains dossiers.

Éliminations réalisées par l'ambassade de France à Windhoek en 2016 (voir article 808PO/2/140, pièces comptables, 0,92ml). Éliminations complémentaires réalisées lors du traitement du versement au CADN (voir bordereau n°23/2018, 0,3ml).

Les archives sont classées selon le plan de classement des archives de l'ambassade de France à Windhoek en vigueur en juillet 1999, série « BOT : Botswana ».

Les documents sont soumis aux délais de communicabilité des archives publiques prévus par le Code du patrimoine.

La reproduction est libre pour les documents communicables dans les conditions prévues par le règlement de la salle de lecture.

Présence de photographies dans les dossiers de visites et de cérémonies (article 237PO/2/8-10, 31) et de négatifs de photographies des immeubles du poste et de la résidence (article 237PO/2/30).

Répertoire numérique détaillé des archives de l'ambassade de France à Gaborone (1995-2001) en résidence à Windhoek, poste, 2016, CADN, 2018, 16p., dactyl.

Voir instrument de recherche

Voir annexe nominative

Les bibliothèques spécialisées des Archives diplomatiques, à La Courneuve et à Nantes, proposent des ressources complémentaires, accessibles à l'étude et à la recherche.

En 2017, à son arrivée au CADN, un traitement physique et intellectuel s'avère nécessaire sur l'ensemble des boîtes.

Le traitement intellectuel consiste à contrôler les dates extrêmes des dossiers, extraire les dossiers hors tranches chronologiques, rapprocher les dossiers redondants, corriger les erreurs évidentes de classement (au niveau de la série, et plus rarement du dossier) et préciser certaines analyses (dossiers manquants ou non répertoriés). Enfin, quelques dossiers extraits du versement 2016047NN sont intégrés, les dossiers éliminables à terme sont extraits et inventoriés sous la cote 237POEL, quelques éliminations sont menées et l'ensemble des boîtes est recoté.

Le traitement physique mené en parallèle, permet également d'imprimer les documents sur disquettes (article 237PO/2/29), de dépoussiérer les boîtes Cauchard d'origine, de remplacer les cartons blancs par des cartons Cauchard et de refouler les dossiers pour optimiser le nombre de cartons nécessaires à leur conditionnement et l'espace occupé par le sous-fonds.

Enfin un travail de mise en forme est mené : précision des analyses identiques, développement des sigles, introduction de niveaux de titre, respect de la charte graphique.