Les archives sont conservées dans un bureau dédié au 14ème étage de l'immeuble occupé par le consulat général à l'adresse : Avenue Paulista 1842 14° andar Torre Norte, Bela Vista CEP 01310-200 à Sao Paulo et précédemment au 7ème étage d'un immeuble du même quartier, Avenue Paulista 2073 horsa 1.

Versement enregistré sous le n° 2018072NN et rapatrié au centre des Archives diplomatiques de Nantes (CADN) le 9 août 2023.

Le sous-fonds s'organise comme suit : *Organisation et fonctionnement du poste, *Activité générale du poste, *Chancellerie, *Questions économiques et financières, *Affaires culturelles, scientifiques et techniques, *Questions politiques, *Information et presse, *Collection chronologique de courrier, *Registres d'enregistrement du courrier.

On note que le sous-fonds 621PO/1, 1895-1957, chevauche la tranche chronologique du présent sous-fonds.

En 2018, des éliminations sont réalisées dans le poste sous le contrôle de la direction des Archives (soit 0,91 ml).
En 2024, des éliminations complémentaires sont réalisées lors du traitement du versement au CADN de 0,27 ml (voir bordereau n°22/2024).

Les archives sont classées selon le plan le classement validé par la direction des Archives en 1998 ; le plan lui-même n'a pas été retrouvé.

En 2024, le classement est repris, des erreurs étant constatées dans la numérotation des cartons et la description de leur contenu après un pointage rapide. À cette occasion, il est également constaté que le sous-fonds est lacunaire et il est décidé de conserver la collection chronologique de courrier au départ 1954-1969 ainsi que les registres d'enregistrement du courrier qui sont déplacés en fin de sous-fonds. Les registres d'enregistrement du courrier des tranches chronologiques postérieures sont extraits pour être intégrés dans les sous-fonds correspondants.

Le répertoire numérique détaillé est rédigé et un travail d'édition est mené (vérifications orthographiques, contrôle des formats, développement des sigles, anonymisation, rédaction de l'introduction et mise en page).

Les documents sont soumis aux délais de communicabilité des archives publiques prévus par le Code du patrimoine.

La reproduction est libre pour les documents communicables dans les conditions prévues par le règlement de la salle de lecture.

Le sous-fonds contient des photographies dans les articles 621PO/2/1, 4, 16, 30-32 et 44.

Quelques documents présentent des traces de dégâts des eaux : les dossiers des articles 621PO/2/11-16 (dont des photographies collées entre elles) et les collections chronologiques de courrier, 621PO/2/48-49.

Répertoire numérique détaillé des archives rapatriées du consulat général de France à Sao Paulo, 1941-1987, FR MAE 621PO/2/1-116, Sao Paulo, 2018, CADN, 2024, 20p., dactyl. 

Voir l'instrument de recherche

Les bibliothèques spécialisées des Archives diplomatiques, à La Courneuve et à Nantes, proposent des ressources complémentaires, accessibles à l'étude et à la recherche.

État de versement établi par les agents CAD successifs du poste, finalisé en 2018.
Répertoire numérique réalisé au CADN par Véronique Chainiau, adjointe administrative principale, encadrée par Katell Salomon, chargée de mission.